إن دقة إدارة المخازن هو مفتاح الحفاظ نجاح أي شركة على المدى البعيد، وكما ناقشنا في المقال السابق بعدم جدوى استخدام برنامج الاكسل MS Excel وأهمية اقتناء برنامج خاص بإدارة المخازن، نعرض في هذا المقال العوامل الأساسية التي يجب أن تتوافر في نظام إدارة المخازن وذلك لنساعدك على اختيار البرنامج الأصلح لشركتك.
تحديد متطلبات المخازن قبل البدء في البحث عن برنامج إدارة المخازن لشركتك عليك أولاً تحديد ما هي احتياجاتك لكي تحسن من الإدارة ، لذا عليك مراجعة سجلات المخازن في الفترة السابقة وتحليلها لمعرفة ما الذي تحتاجه، فعلى سبيل مثال يمكنك أن عليك تحديث أسلوب جرد البضائع أو ألية تسجيلها في المخازن أو إنك في حاجة إلى تقاريرتفصيلية لسهولة متابعة ومراقبة مخازنك.
سهولة استخدام البرنامج تدريب الموظفين على تقنيات جديدة قد يتطلب ساعات انفاق الكثير من الوقت والمال، فعند معاينتك للبرنامج عليك أن تراعي جيداً إن كان يتطلب خطوات معقدة عند استخدامه وهل توفر الشركة المصممة للبرنامج تدريب جيدة.
القدرة على التوسع والتكامل: أحد العناصر الأساسية لأي برنامج ذو كفاءة عالية هي القدرة على التوسع لكي يستطيع المواكبة مع نمو أعمال شركتك ، بالإضافة إلى امكانية التكامل مع الأجهزة ونظم التشغيل التي تمتلكها، فقد يكلفك أموال طائلة لشراء أجهزة وبرامج أخرى حتى يمكنك استخدامه.
مستوى الأمان يجب أن يوفر نظام إدارة المخازن مستوى عالي من الأمان والكفاءة في حماية البيانات والسجلات الخاصة بالمخازن، كما يجب أن يعطيك القدرة على تحديد صلاحيات دخول كل موظف وتسجيل كل الحركات التي يقوم بها خلال استخدامه للنظام. تقدير التكلفة لكي تتأكد من أن تكلفة هذا البرنامج مناسبة، يمكنك عمل مقارنة بين مميزات التي سيقدمها لك البرنامج وبين سعره، فعليك أن تطلب من الشركة المصممة للبرنامج عرض مالي يشمل تكلفة كل من تنصيب وتشغيل البرنامج وعدد المستخدمين ونظام التدريب والدعم الفني حتى لا تتفاجئ بأنك مطالب بدفع مبلغ ما بعد ذلك.
