نظام ادارة الخدمة الذاتية

هذا النظام مرتبط ارتباط مباشر ببرنامج المرتبات وشئون العاملين . تم تصميمه لتسهيل التعامل والتواصل بين الموظفين وبين ادارة شئون العاملين. حيث ان الموظف يستطيع من موبايله او من جهاز الكمبيوتر الخاص به من اى مكان به انترنت. ان يرسل كافة طلباته واحتياجاته من ادارة شئون العاملين وايضا تصله الردود والموافقات بنفس الطريقة بشكل سهل جدا بدون الاحتياج الى اوراق ومستندات. وايضا تسهل التواصل بين الموظف ومديره فيما يتعلق بموافقة المدير على الطلبات التى يقدمها الموظف مثل طلب اجازة او طلب مامورية او اذن. وايضا يستطيع الموظف الحصول على بعض البيانات الشخصية الخاصة به بدون الرجوع الى ادارة شئون العاملين. مع مراعاة صلاحيات كل موظف بشكل محترف.

سوف نحاول وصف هذا النظام بشكل ملخص وفى إيجاز كما يأتى...

هذا النظام يتمثل فى ثلاثة نقاط رئيسية المدخلات والحركات اليومية وأخيرا المخرجات

المدخلات

مدخلات نظام إدارة نقاط البيع تتمثل فى الأتى

• تعريف سياسات الشركة لتقديم الطلبات (مثلا بعض الشركات تشترط تقديم طلب الاجازة قبل موعدها ب 48 ساعة او اكثر او اقل)
• تعريف تسلسل الموافقات الخاصة بكل موظف بمعنى انه يحدد لكل موظف الاشخاص (المديرين) المسموح لهم بالموافقة على طلباته . مع مراعاة التسلسل والتبعيية بمعنى انه اذا كان الموظف له 2 مديرين لابد ان يوافقوا على طلباته يمكن تحديد من اللذى لابد ان يوافق اولا . ويمكن جعل موافقة احدهم تغنى عن موافقة الاخر.
• تعريف اسم مستخدم وكلمة مرور لكل موظف يستطيع الدخول بهم على البرنامج.
• تعريف صلاحيات كل موظف على البرنامج

الحركات اليومية

يسمح نظام الخدمة الذاتية بتقديم وتسجيل مجموعة من الحركات والطلبات كما ياتى

• امكانية تسجيل طلب اجازة (مع مراعاة ان البرنامج يمكنك من تنفيذ السياسات المطلوب تاثيرها على الطلب )
• طلب مامورية
• طلب اذن انصراف مبكر او اذن تاخير او اذن خلال اليوم.
• يستطيع الموظف حسب صلاحياته ان يعدل بياناته او اوراقه الرسمية
• يستطيع المديرين تسجيل الموافقة او الرفض على طلبات موظفيهم عن طريق البرنامج او من خلال بريدهم الاليكترونى. حيث انه بمجرد تسجيل الموظف للطلب يتم ظهوره للمدير (الشخص المطلوب موافقته حسب تسلسل الموافقات) على صفحته الشخصية على البرنامج وايضا يمكن تفعيل نظام التنبيهات من خلال البريد الاليكترونى فى هذه الحالة يستطيع المدير تسجيل موافقته او رفقضه من خلال بريده الاليكترونى.
مع مراعاة ان فى بعض المصانع والشركات يوجد بها عدد كبير من العمال لايستطيعون استخدام الكمبيوتر . حيث ان كل مشرف او مدير يستطيع تسجيل كافة الطلبات السابقة لمرؤسيه.

المخرجات

يوفر هذا النظام مجموعة مميزة وهامة من التقارير التى يحتاجها الموظف دائما من ادارة شئون الموظفين ومن هذه التقارير ما ياتى

• تقرير يوضح حضور وانصراف الموظف خلال فترة معينة
• تقرير بارصدة الاجازات الخاصة بالموظف
• متابعة الطلبات التى تم الموافقة عليها والتى تم رفضها
• امكانية الحصول مباشرة على كشف المرتبات فى نهاية الشهر بدون الرجوع لادارة المرتبات. مع مراعاة الصلاحيات
• تقرير يوضح تفصيلى الخصومات الخاصة بالموظف
• تقرير يوضح كافة ماموريات الموظف
• تقرير يوضح كافة الاذون التى حصل عليها الموظف
• امكانية مشاهدة الاوراق الرسمية الخاصة بالموظف
• فى حالة ان للموظف مواعيد عمل مختلفة بنظام الورديات يستطيع متابعة جدول مواعيد الورديات الخاصة به خلال فترة معينة.
• مشاهدة البيانات الشخصية للموظف بالإضافة إلى مجموعة تقارير اخرى.